Facturar más no siempre significa ganar más

• Facturado: ventas documentadas en las facturas del periodo, normalmente analizadas sin IVA. No indica cuánto dinero tienes disponible.
• Cobrado: pagos recibidos de clientes. El importe que entra en el banco puede incluir IVA y no equivale al ingreso sin impuestos.
• Resultado estimado: ingresos menos costes y gastos computados en el periodo. No es por sí solo la base de tu IRPF o del Impuesto sobre Sociedades.

Un trimestre puede tener una facturación récord y, a la vez, poca liquidez (porque no has cobrado) y un resultado bajo (porque los gastos han crecido más). Compara importes homogéneos: la siguiente tabla expresa ingresos, cobros y pagos sin IVA, solo para explicar la diferencia.

Si una factura de 1.000 € de base lleva un 21 % de IVA, su total es 1.210 € y los 210 € son IVA repercutido, no ingreso. En el régimen general, el modelo 303 compara el IVA devengado en las operaciones con el IVA soportado que puedes deducir; el cobro o pago no suele determinar el trimestre en que se declara. El régimen especial del criterio de caja sigue reglas distintas.

Si eres autónomo en estimación directa y te corresponde presentar el modelo 130, el pago fraccionado parte del 20 % del rendimiento neto acumulado desde enero, con los ajustes y pagos previos previstos en el modelo. Los profesionales no están obligados a presentarlo cuando al menos el 70 % de los ingresos de su actividad del año anterior estuvieron sujetos a retención; al iniciar la actividad se mira el porcentaje del trimestre. Las retenciones de clientes son pagos a cuenta del IRPF.

• Descuentos para cerrar ventas: facturas más, pero cada venta deja menos.
• Clientes que pagan tarde: el trabajo ya está hecho y pagado por ti, pero el dinero no llega.
• Gastos que crecen con la facturación: material, subcontratas, desplazamientos, herramientas.
• Horas que no se facturan: presupuestos que no salen, revisiones, gestiones.
• Precios que no se revisan: tus costes suben cada año; si tus tarifas no, tu margen baja solo.

No hace falta un cuadro de mando complejo. Con estas cifras, revisadas una vez al mes, detectas casi cualquier problema a tiempo:

1. Facturado frente a cobrado: compara periodos equivalentes y revisa facturas concretas antes de atribuir la diferencia a impagos; un cobro puede corresponder a una factura de otro mes.
2. Pendiente y vencido: cuánto te deben y cuánto de eso ya ha pasado su fecha de pago.
3. Gastos: si crecen más deprisa que lo facturado, tu margen se está estrechando.
4. Beneficio estimado: bases de ventas menos coste de los gastos del periodo; es una señal de gestión, no un beneficio fiscal cerrado.
5. IVA neto estimado: una orientación sobre IVA repercutido y soportado; no equivale a la cuota definitiva del próximo modelo 303.

El dashboard de Carmin muestra, en Basic y Pro, lo facturado, cobrado, pendiente y vencido, además de gastos, beneficio estimado, ticket medio e IVA neto estimado. Facturado y cobrado se muestran por importes totales de factura, con impuestos; beneficio estimado se calcula con las bases de ventas menos el coste de los gastos. El panel permite comparar periodos y avisa de facturas vencidas sin cobrar. No restes directamente sus indicadores de distinta naturaleza para calcular un beneficio o un impuesto.

Con el plan Pro tienes también Informes: resultados, tesorería, ventas, rectificaciones y gastos. El informe de resultados trabaja con bases de ventas y costes de gastos, sin tratar el IVA repercutido como ingreso; tesorería sigue importes pendientes de facturas, que incluyen sus impuestos. Son vistas para gestionar el negocio, no un cierre contable ni una declaración fiscal.